Démarrer un club Les petits crayons
Les groupes sont formés à l’automne, au début septembre. La création d’un comité de parents responsable du club facilite la planification et l’organisation des activités.
Responsabilités du comité :
Les mois précédant le début du club
- Identifier les parents intéressés à participer (utiliser la liste de participants de l’an dernier si le club existait déjà, s’informer auprès du centre de ressources familiales de la région, etc…)
- Trouver un local, prêté gratuitement si possible (par l’école, le centre communautaire, l’église, la bibliothèque, la municipalité…) Souligner l’importance d’une telle activité pour le développement de la communauté.
- Fixer une date pour une rencontre d’information et d’inscription (annoncer dans le bulletin d’église, de l’école, de la municipalité, mettre des affiches avec les coordonnées des personnes à rejoindre)
- Déterminer une cotisation (peut varier de 5 $ à 20 $ pour la session). Être transparent et ouvrir un compte avec deux signataires ou confier l’argent à un organisme sans but lucratif. Déterminer la somme d’argent qui sera nécessaire pour la mise en place des activités et les demandes d’aide financière à faire dans la communauté.
Le mois précédant le début du club
- Téléphoner aux parents potentiellement intéressés (ont-ils l’intention de participer aux activités cette année, peuvent-ils venir à une rencontre d’information, peuvent-ils parler à d’autres familles?). Répartir cette tâche entre quelques membres du comité.
- Préparer la rencontre (feuilles d’inscription, établir l’horaire, feuilles d’information).
- Trouver le matériel nécessaire à l’aménagement du local (jouets, cd, chaises, matériaux de bricolage, etc.) Voir s’il est possible d’utiliser les matériaux de bricolage de l’école ou autre. Dresser une liste de base du matériel nécessaire pendant l’année et approcher des entreprises pour des «dons de matériel». Ne pas oublier qu’il s’agit de faire des projets simples qui ne nécessitent pas de matériel élaborer.
Rencontre d’information et d’inscription
- Tenir la rencontre au moins 2 semaines avant le début des activités du club Les petits crayons
- Confier à un membre du comité la tâche d’animer la rencontre
- Confier la responsabilité à un parent du comité de prendre des notes (qui fera quoi)
- Au début de la rencontre, rappeler les objectifs du club. Rappeler l’importance de la participation du parent (gardienne, grand-parent ou autre)
- Demander aux parents de remplir le formulaire d’inscription
- Discuter de la répartition des tâches (former des équipes responsables des diverses tâches ou une responsabilité spécifique à certains parents?)
- Discuter de l’horaire des activités, déterminer l’heure et le jour quand aura lieu Les petits crayons. À quelle date l’activité commencera-t-elle?
- Inscrire sur un calendrier la répartition des responsabilités
- Faire un inventaire rapide du matériel de bricolage. S’il y a du matériel à acheter, qui s’en chargera?
- Fixer un rendez-vous pour la prochaine rencontre
Publicité
- Utiliser les affiches proposées qui se trouvent dans la boîte à outils pour annoncer la reprise ou la création du club.
- Communiquer avec la direction de l’école de la communauté pour leur faire connaître Les petits crayons. Connaissent-ils des familles qui pourraient se joindre au club? Est-c e possible d’utiliser les installations ou les services de l’école durant l’année scolaire (photocopies, activités au gymnase, etc…)
- Communiquer avec les responsables du comité pastoral de la communauté pour leur faire connaître Les petits crayons. Connaissent-ils des familles qui pourraient se joindre au club? Peuvent-ils offrir un appui pour faire connaître le club (par exemple, une annonce dans le bulletin paroissial)?
- Faire appel aux radios communautaires pour faire connaître l’existence des Petits crayons dans la communauté.
- Voir dans la section Boîte à outils pour des exemples d’outils promotionnels
Cahier de bord des Petits crayons
(cartable pour tenir à jour les listes de présence et les listes de parents)
- Dresser une liste des parents et des enfants inscrits
- Faire des photocopies pour en donner une copie à chaque famille
- Préparer des feuilles de présence
- Ajouter une liste des coordonnées (noms et numéros de téléphone) des membres du comité et des personnes ressources de la communauté (école, paroisse, associations communautaires, etc…)
- Ajouter es feuilles blanches ou lignées (les parents y notent les activités, les livres et les bricolages réalisés à chacune des rencontres des Petits crayons)
Quelques petits conseils
- Demeurez à l’écoute des parents et les consulter avant de prendre des décisions
- Essayez de respecter une certaine routine (chansons pour souhaiter la bienvenue, discussions en ronde…)
- Communiquez régulièrement avec l’Association de parents de votre province ou avec le Centre de soutien parental de votre communauté pour du soutien dans le fonctionnement du club
- Cherchez des moyens d’intégrer tous les parents dans l’organisation et le déroulement des activités
- Respectez les parents qui ne se sentent pas encore prêts d’accepter certaines responsabilités (chaque parent évolue à son propre rythme)
- Souhaitez la bienvenue aux nouveaux parents et aidez-les à se sentir à l’aise au sein du groupe
- Organisez, de temps à autre, des activités spéciales mais simples (Noël, Si-Valentin, Pâques…), car l’important c’est de passer du bon temps avec vos enfants.
- Faites connaître vos activités dans la communauté (des personnes âgées pourraient-elle venir partager leur vécu? Peut-on visiter la bibliothèque ou le gymnase de l’école?)
Clôturer l’année et planifier la relève
- Planifier une fête de fin d’année (avril ou mai)
- Mettre la liste de noms à jour
- Remercier les responsables du local et les informer des intentions du comité pour la prochaine année
- Communiquer avec l’école, le centre de soutien parental et la paroisse pour les informer que les activités se terminent (peut-être voudront-ils participer à la fête de fin d’année ou autre)
- Dès mars ou avril, penser à organiser la saison prochaine. Cela facilitera la reprise des activités pour les parents qui suivront
- Organiser une rencontre des parents pour savoir qui fera partie du comité l’an prochain, quelles seront les responsabilités de chacun
- Les membres qui quittent le comité des Petits crayons doivent s’assurer de remettre les documents aux personnes qui prendront la relève.
- Afin de faciliter la transition d’un membre à un autre, la personne responsable doit s’y prendre tôt dans l’année. Dès le mois de décembre, la nouvelle personne responsable accompagne la responsable-sortante afin d’avoir un meilleur sens du travail à faire avant qu’elle ne parte.
- Recruter 1 ou 2 parents avec des bébés. Ils y seront plus longtemps.
- Avoir une réunion avec tous les parents au début de l’année (sans les enfants) pour parler de ce qu’ils veulent faire pendant l’année (sorties, horaire, thèmes)
- La personne responsable doit s’assurer de donner toutes les informations dont elle dispose à celle qui prendra la relève : (qui prend soin de l’argent, signe les chèques, fait les achats des nouveaux équipements, combien est la cotisation, le nom et le numéro de téléphone des personnes ressources…).
